オフィス移転のチェックリストを徹底解説！成功させるためのポイントとは？

オフィスを移転する際は、物件の選定だけでなく、社内調整や取引先への案内、各種届出、内装工事、引っ越し手配まで、進めるべきことは多岐にわたります。

やることの多さに、「何から始めてよいかわからない」という担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、オフィスを移転するためのチェックリストや成功させるポイントについて詳しく解説します。

このコラムでわかること

●移転を成功させるには、早期にスケジュールと役割を整理し、抜け漏れを防ぐ進行管理が重要
●新オフィスは現在の課題解決だけでなく、将来の働き方や事業成長を見据えて選ぶ必要がある

オフィス移転前に整理しておきたいチェックリスト

オフィス移転の前に、まず整理しておきたいことが複数あります。

移転前に整理しておきたいポイントは、次の通りです。

1.計画・準備で確認したいこと
2.新オフィス選びで確認したいこと
3.移転準備で進めたいこと
4.移転当日から移転後に確認したいこと

以下からは、それぞれの段階で押さえておきたいポイントを詳しく見ていきましょう。

1.計画・準備で確認したいこと

まずは「なぜ移転するのか」「いつまでに何を決めるのか」を整理し、社内で共通認識を持つことが大切です。

特に、現オフィスの契約内容や退去条件は、後のスケジュールや費用に関わるため、早い段階で確認しておきましょう。

計画・準備段階のチェックリストは、以下の通りです。

チェック項目	チェックする内容
移転の目的を整理する	・現オフィスの課題を整理し、移転によって何を改善したいのかを明確にする・例として、執務スペースの不足、働き方との不一致、来客対応のしにくさ、賃料の見直しなどが挙げられる
現オフィスの解約条件を確認する	・現在の賃貸借契約書を見直す（解約予告の期限、原状回復の範囲、敷金精算の条件などを確認する）・オフィスの建物の管理会社やオーナーへの確認も早めに進めておく
予算の方向性を決める	・発生する費用を整理する（賃料、保証金、仲介手数料、内装工事費、什器購入費、引っ越し費用、原状回復費用など）・移転にかかる全体の予算の見込みを立てる
おおまかな移転スケジュールを立てる	現オフィスの解約予告期限を確認し、退去日や新オフィスの入居希望日から逆算して、物件選定・契約・内装工事・引っ越しの予定を整理する
社内で進行体制を整える	・オフィス移転の担当者や決裁者を決め、役割分担を明確にする・社内への情報共有方法や意思決定の流れも整理しておく

2.新オフィス選びで確認したいこと

新オフィスは、単に今より広ければよいというものではありません。

移転の目的に合っているか、将来の働き方に対応できるかという視点で検討することが大切です。

新しいオフィス選びで確認したい項目は、次の通りです。

チェック項目	チェックする内容
エリアや立地の希望条件を洗い出す	・従業員、取引先、来訪者にとってアクセスしやすい場所かを確認する・周辺環境の利便性やエリアの雰囲気が、企業イメージに合っているかも確認する
必要な広さや席数の目安を確認する	・現在の従業員数だけでなく、今後の増員予定も踏まえて、必要な広さや席数を検討する・執務スペース、会議室、応接スペース、収納、休憩エリアなど、必要なスペースも洗い出す
候補物件を比較する	・候補物件ごとに、賃料、面積、建物設備、レイアウトの自由度、セキュリティ体制、建物の利用ルールなどを比較する・図面だけでは分からない使い勝手も現地で確認する
賃料や初期費用の内容を確認する	・月額賃料、共益費、保証金、礼金、仲介手数料、入居時の工事費などを確認する・入居後にかかる運用コストも見込んでおく
入居までの流れを確認する	・申し込みから契約、引き渡し、内装工事、入居開始までの流れを確認する・各工程にどの程度の期間がかかるかを把握し、移転スケジュールに無理がないか確認する

3.移転準備で進めたいこと

移転先が決まった後は、実際に働ける環境を整えるための本格的な準備に入ります。

内装工事や設備手配、各種届出、社内外への案内など、やるべきことが一気に増える時期です。

抜け漏れが起きやすいため、項目ごとに整理しながら進めましょう。

項目	内容
レイアウトや内装の方向性を整理する	・新オフィスでの働き方を想定し、執務スペース、会議室、応接スペース、収納、休憩エリアなどの配置を検討する・見た目だけでなく、働きやすさや使い勝手も踏まえてレイアウトを検討する
内装工事会社や関連パートナーを比較する	・施工実績、対応範囲、相談のしやすさ、費用感などを比較する・設計と施工を分離発注するか、設計施工まで一括で対応できる会社にするのか比較検討する
見積もり内容や工事スケジュールを確認する	・見積もり総額だけでなく、どの工事項目が含まれているかを確認する・工事項目の抜けや認識違いがないかを確認し、工事の開始時期・完了時期も調整する
ネット・電話・セキュリティ環境を確認する	・インターネット回線、電話回線、Wi-Fi機器、入退室管理システムなど、業務に必要な通信・セキュリティ環境を確認する・必要な申請や工事手配は早めに進める
OA機器や什器の手配を進める	・机、椅子、複合機、収納などを再利用するか、新しく購入するかを決める・新規手配する場合は、サイズ、数量、納期、レイアウトとの整合性を確認する
各種届出や住所変更の準備を進める	・本店移転の変更登記、税務署や年金事務所などへの届出、銀行・保険・許認可関係の住所変更など、必要な手続きを洗い出す・期限や必要書類を確認し、担当者を決めておく
社内外への案内準備を進める	・取引先や顧客に対して、移転日、新住所、電話番号の変更有無などを案内する・名刺、会社案内、Webサイト、各種書類など、住所表記の変更が必要なものを洗い出す
引っ越しに向けた準備を進める	・引っ越し業者を手配し、荷物の仕分け、梱包方法、搬出入の順番、不要品の処分方法を決める・業務への影響を抑えるため、部署ごとの作業分担や当日の流れを整理する

4.移転当日から移転後に確認したいこと

移転当日を無事に終えても、それで完了ではありません。

搬入や設置が計画通りに行われているか、新オフィスで支障なく業務を始められるか、移転後の確認まで含めて対応することが重要です。

移転当日から移転後にかけて、次のチェックリストの内容を確認しましょう。

項目	内容
搬出・搬入の状況を確認する	・旧オフィスからの搬出、新オフィスへの搬入が予定通り進んでいるかを確認する・荷物の紛失や破損がないか、搬入順や設置場所に大きなずれがないか確認する
機器や什器の設置状況を確認する	・机、椅子、収納、OA機器などが計画した位置に設置されているかを確認する・コンセント位置、配線、動線に問題がないか確認する
インターネットや電話が使えるか確認する	・インターネット、電話、社内ネットワーク、Wi-Fi、複合機、会議システムなどが問題なく使えるかを確認する・業務開始前に、実際の利用を想定して動作確認を行う
旧オフィスの対応を進める	・原状回復工事、退去立会い、鍵の返却、敷金精算など、旧オフィスの退去に必要な手続きを進める・契約内容に沿って対応し、管理会社やオーナーとの確認事項を整理する
不具合や追加対応の有無を確認する	・電源、空調、通信、設備、レイアウトなどに不具合がないかを確認する・必要に応じて、レイアウト調整、備品追加、追加工事などを検討する

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オフィスの移転を成功させるポイント

オフィスの移転をスムーズに進めるためには、以下のポイントを押さえておく必要があります。

目的を明確にし、移転の軸を決める
余裕を持って計画を立てる
物件選びは立地・広さ・将来性で判断する
信頼できる外部パートナーを選ぶ

4つのポイントについて詳しく見ていきましょう。

目的を明確にし、移転の軸を決める

オフィス移転を成功させるためには、はじめに「なぜ移転するのか」をはっきりさせましょう。

現オフィスの課題を整理し、どのような環境を実現したいのかを社内で共有したうえで、優先順位を決めておくことがポイントです。

たとえば、目的として次のようなものが挙げられます。

手狭になったため広いオフィスにしたい
働きやすい環境に整備し直したい
来客対応がスムーズになる内装にしたい

目的が曖昧なままだと、物件選びや内装計画の判断基準が定まらず、途中で方向性がぶれやすくなります。

移転の軸が明確になっていれば、判断もしやすくなり、全体の進行も円滑になります。

余裕を持って計画を立てる

オフィス移転は、物件選びや契約、内装工事、レイアウトの調整、IT・通信環境の整備など、さまざまな工程を並行して進める必要があります。

そのため、どれか一つでも遅れると、ほかの準備にも影響が出やすく、移転日そのものや移転後の業務開始に支障が出ることもあります。

特に、内装工事や回線の手配は想定以上に時間がかかる場合があるため、できるだけ早めに動き始めることが大切です。

スケジュールを立てる際は、各工程の順番を整理したうえで、想定外の調整にも対応できるよう、あらかじめ余裕を持たせておくと安心です。

物件選びは立地・広さ・将来性で判断する

物件選びのポイントは、主に立地・広さ・将来性の3つです。

具体的には、次の表にまとめた点を見ていくのがおすすめです。

確認ポイント	具体的に見たいところ
立地	・従業員の通勤利便性・取引先、来訪者のアクセスの良さ・周辺環境やエリアの印象
広さ	・現在の従業員数に対して適切な広さか・会議室、共有スペースを確保できるか・動線や配置のしやすさ
将来性	・人員増加や働き方の変化に対応できるか・レイアウト変更のしやすさ・拡張余地の有無